Recepcionar mercancía en el almacén

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Cuando creamos un producto en nuestra cuenta Hiboutik, podemos optar por realizarle un seguimiento o no en el inventario. Si hacemos un seguimiento del producto en el inventario, podemos conocer inmediatamente la cantidad disponible y su valor exacto en nuestro almacén.

Sin embargo no siempre necesitamos realizar un seguimiento de nuestros productos en stock, especialmente para aquellos que son perecederos o artículos hemos recibido en pequeñas cantidades y que no volveremos a adquirir.

Por otro lado para vender un producto seguido en el inventario, la cantidad disponible debe ser mayor que 0, por tanto tendremos que crear una entrada de almacén de dicha mercancía. 

 

1 / Crear una entrada de inventario

En Productos/Entradas, encontraremos todas las entradas de almacén de nuestros pedidos a proveedores.

Para crear una nueva entrada debemos seleccionar al proveedor al que hemos hecho el pedido, y agregar una referencia para identificar la entrada en Comentarios (por ejemplo el número de factura del proveedor).
La nueva entrada se asignará automáticamente a la tienda que tengamos seleccionada.
Luego hacemos clic en el botón ID de la entrada que se ha generado para comenzar a añadir productos. Sólo se mostrarán los productos vinculados al proveedor seleccionado.

Podemos agregar un producto seleccionándolo bien en los menús desplegables, bien escribiendo su referencia, o mediante el escaneo de su códigos de barras.
A continuación, escribimos la cantidad y hacemos clic en el botón Añadir.
Encontraremos tantos menús desplegables como diferentes tipos de talla haya en nuestra cuenta, con el fin de ayudarnos a introducir las cantidades de un producto en sus distintas variantes.
Al añadir un producto a nuestro inventario, también podemos imprimir un número de etiquetas igual a la cantidad recibida.

Hiboutik asigna automáticamente el precio de coste indicado en la ficha del producto. Si el precio de la mercancía es distinto puede modificarlo en cada línea de producto. Los precios introducidos en las entradas se utilizan para calcular el valor del inventario con el método FIFO (primero en entrar / primero en salir).

El añadir productos a una entrada, no conlleva añadirlo automáticamente al inventario, para ello tendremos que recepcionarlo. Esto es útil para que podamos registrar la entrada al realizar nuestro pedido al proveedor, y validarlo más tarde cuando recibamos las mercancías.

 

2 / Validar una entrada de inventario

Para validar nuestra entrada de inventario (añadirlo al stock) podemos:
– Hacer clic en el botón “Recepcionar” delante de cada línea de producto (en la columna Acción),
– O hacer clic en el botón “Recepcionar todo”.

Con el fin de que las facturas de los proveedores coincidan con nuestros pedidos de mercancías, podemos añadir costes adicionales (gastos de envío,…) en cada entrada de inventario.

No se puede anular la recepción de una línea de productos en su entrada inventario si la cantidad en stock disponible es menor que la cantidad recibida en su entrada.
Sin embargo, seleccionando el siguiente permiso en la pestaña Configuración/Usuarios/Gestión de Accesos: “Modificar cantidades de una entrada recepcionada”, podemos aumentar o disminuir las cantidades recibidas en el límite de la cantidad disponible en stock.
Hay que tener en cuenta que esta operación puede modificar nuestras anteriores valoraciones de inventario.

 

3 / Consejos

Si no deseamos gestionar algún proveedor en nuestra cuenta Hiboutik, o hay productos que podemos adquirir de diferentes proveedores, se puede crear una entrada con un proveedor “desconocido“. Este tipo de entrada mostrará todos los productos que tengamos en nuestra base de datos.

Si no encontramos un producto en los menús desplegables, o bien el producto no está relacionado con el proveedor seleccionado, o bien no ha seleccionado realizar un seguimiento del producto en la ficha de producto.

Si el producto se muestra en un menú desplegable, pero no hay campo para añadir cantidades, significa que no hemos elegido las tallas y tipos de talla correctamente. Debemos asignar un tipo de talla a un producto y cada tipo de tallas tiene varias tallas o variaciones. El error habrá sido crear tallas como tipos de talla. 

Si estamos utilizando la alerta de inventario para cuando baje el nivel de existencias de nuestros productos, se mostrarán todos aquellos que han alcanzado el punto de realizar un reaprovisionamiento o nuevo pedido. Con solo un clic podemos añadirlos a nuestro pedido o entrada.

Podemos importar una entrada de inventario con un archivo CSV. Los datos en el archivo de importación deben organizarse en tres columnas: ID producto, ID talla, cantidad.

 

Hiboutik es un software TPV gratuito y completo capaz de gestionar su stock sólo para aquellos productos que desee.

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