Controle el efectivo de caja

efectivo-caja

 

En este artículo explicamos cómo gestionar nuestro saldo de efectivo en el software TPV Hiboutik.

 

1/ Introducción de la sección Caja

En la sección Caja de nuestra cuenta, podemos realizar 3 tipos de transacciones:

un ingreso

Ingresar efectivo en nuestra caja registradora (independientemente del efectivo obtenido con las ventas), aportando un fondo de caja inicial o monetario.

un retiro

Retirar efectivo de nuestra caja registradora (independientemente del cambio devuelto a las clientes), como el efectivo que depositamos en el banco o utilizamos para realizar compras.

una verificación de caja

Comparar la cantidad de efectivo en nuestro cajón portamonedas con la calculada por Hiboutik para confirmar nuestro saldo de efectivo o registrar una diferencia en el mismo.

Estas operaciones nos permiten establecer un registro de nuestras transacciones en efectivo. Tener un registro de caja es una obligación fiscal y nos ofrece un valor probatorio de nuestro saldo de caja.

La verificación de caja debe hacerse diariamente (o varias veces al día si manejamos grandes cantidades de efectivo).

En la parte superior de la sección Caja, se muestra el efectivo esperado en caja, es decir, el saldo de efectivo calculado por Hiboutik a partir de los movimientos de efectivo registrados.
Los ingresos y entregas de los clientes aumentan el flujo de caja.
Los retiros disminuyen el flujo de caja.
Las discrepancias observadas durante la verificación de caja, corrigen el saldo de la misma.

En la parte superior de la sección Caja, encontraremos el montante de cobros de efectivo desde la última verificación de caja. Esta cantidad es indicativa.

En la parte inferior de la sección Caja, encontraremos el historial de arqueos para el mes actual. Podemos seleccionar los otros meses de actividad.

 

2/ Gestión de Caja

Al abrir nuestra cuenta, debemos hacer un ingreso inicial en nuestra cajón portamonedas, es decir, un efectivo extra para facilitar el cambio en las ventas.

Al final de un período de ventas (final del día):
1 / Haremos una verificación de caja abriendo nuestro cajón y contabilizando las diferentes monedas y billetes.
2 / Si observamos discrepancias, revisaremos las transacciones en efectivo del período y corregiremos cualquier error (por ejemplo, en los métodos de pago de una venta). Repetimos la verificación de caja.
3 / Validamos la verificación de caja. Si existe una discrepancia, se corregirá el fondo de caja.
4 / Haremos un retiro para eliminar un exceso de efectivo en nuestro cajón.

Al comienzo de un período de ventas (inicio del día), nuestro fondo de caja inicial es el del día anterior. Lo encontraremos en la sección Caja, en la parte superior (efectivo esperado).Si usted no fue la última persona en verificar las transacciones, puede hacer una verificación de caja para asegurarse de el efectivo sea correcto.

Es posible corregir una transacción de efectivo de la siguiente manera:
Para un retiro incorrecto, hacemos un ingreso por la misma cantidad.
Para un ingreso incorrecto, hacemos un retiro por la misma cantidad.
Para una verificación de caja incorrecta, hacemos una nueva verificación que corrija la discrepancia.

 

3/ Diferencias del Efectivo en Caja

Las diferencias en efectivo pueden tener varias explicaciones :

Venta asignada a un método de pago incorrecto

Vamos a la venta indicada, luego modificamos el método de pago en la sección Pago.
Si el día se ha cerrado, deberemos cancelar la venta (contra-venta) y volver a ingresar el día actual.

Contribución en el crédito de un cliente incorrecta

Regresamos a la ficha del cliente y cancelamos la línea erronea (agregando una línea negativa), y volvemos ingresar la contribución del cliente.

Diferencia monetaria

Especificamos en los comentarios de la verificación de caja, para que nuestro contable especifique un asiento de corrección en la contabilidad.

Propinas

Si existe un exceso de cobros por otros medios de pago correspondientes a propinas, se pueden hacer retiros como contraprestación del fondo de caja. Lo especificamos en los comentarios.

Robo

Evaluamos la cantidad sustraída e intensificamos las verificaciones de caja.

Excepto en los dos primeros casos, la diferencia en efectivo subsistirá y será corregida en nuestro fondo de caja para validar la verificación.

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